Empfangsdienst und Pförtnerdienst in Berlin und Oberhavel

Ein Empfangsdienst ist mehr als ein freundliches Gesicht am Tresen. Am Empfang entscheidet sich, wer Ihr Gebäude betritt, wohin Besucher gehen und ob Lieferungen an der richtigen Stelle ankommen. Unsere Empfangskräfte gehören zu unserem Sicherheitsteam. Sie wissen, worauf zu achten ist, und bleiben dabei höflich, ruhig und hilfsbereit. Ein Besucher, der freundlich begrüßt und zügig angemeldet wird, fühlt sich willkommen. Wer ohne Anliegen ins Haus möchte und höflich, aber bestimmt danach gefragt wird, merkt, dass hier jemand aufpasst. Das gilt auch für Situationen, die am Empfang häufiger vorkommen, als man denkt: ein aufgebrachter Besucher, eine unangekündigte Lieferung, jemand, der „nur kurz“ ins Haus möchte.

So bekommen Sie beides aus einer Hand: einen Empfang, der Gäste und Mitarbeitende willkommen heißt, und eine Kontrolle, die unauffällig funktioniert. Einen zweiten Dienstleister für die Bewachung brauchen Sie dafür nicht. Gerade in Bürogebäuden, in denen tagsüber Publikumsverkehr herrscht und abends abgeschlossen wird, spart das Abstimmung und Übergaben.

Welche Aufgaben dazugehören, entscheiden Sie. Möglich ist ein reiner Besucherempfang oder ein Empfang, der zusätzlich Schlüssel verwaltet, Lieferanten einweist und zum Feierabend einen Rundgang macht. Am Abend kann der Empfangsdienst nahtlos in den Objektschutz übergehen. Wo zusätzlich Kameras im Einsatz sind, binden wir sie in den Ablauf ein; mehr dazu unter Videoüberwachung.

Die vereinbarten Aufgaben halten wir in einer Dienstanweisung fest. Typisch sind:

• Gäste empfangen, anmelden und an die richtige Stelle begleiten
• Zutritt kontrollieren und Besucherlisten nach Ihren Datenschutzvorgaben führen
• Schlüssel und Besucherausweise ausgeben und zurücknehmen
• Lieferanten und Fremdfirmen einweisen
• Tor, Schranke und Zufahrt besetzen, Personen- und Fahrzeugkontrollen durchführen
• Gebäude abends abschließen, morgens öffnen und Kontrollgänge machen

In Industrie und Logistik ist die Pforte der Ort, an dem Ordnung entsteht oder verloren geht. Unsere Pförtner prüfen Mitarbeiterausweise, melden Besucher an, weisen den Lieferverkehr ein und behalten im Blick, wer das Gelände wann betritt und verlässt. Personen- und Fahrzeugkontrollen führen wir nach den Regeln durch, die Sie für Ihr Werk festlegen. An Toren mit viel Lieferverkehr sorgt ein eingespielter Pförtner dafür, dass Fahrzeuge zügig abgefertigt werden und Fremdfirmen wissen, wohin sie müssen. Gleichzeitig achtet er darauf, dass Besucher sich nur in den Bereichen bewegen, für die sie angemeldet sind.

Weil Pförtnerdienst und Werkschutz bei uns aus einer Hand kommen, lassen sich Tag- und Nachtdienst sauber übergeben. Besondere Vorkommnisse landen nicht auf einem Zettel, sondern in einem Bericht an Ihren Ansprechpartner.

Am Empfang zählt der erste Eindruck. Wir stimmen mit Ihnen ab, wie unsere Kräfte auftreten sollen: in Dienstkleidung, im Anzug oder im Stil Ihres Hauses. Freundliche Gesprächsführung, ein gelassener Umgang mit Beschwerden und ein ruhiger Ton gehören bei uns zum Handwerk. Welche Sprachkenntnisse für Ihre Gäste wichtig sind, klären wir im Vorfeld. Für Ihre Mitarbeitenden ist der Empfang oft die erste Anlaufstelle bei kleinen Problemen: ein vergessener Schlüssel, ein angekündigter Besucher, der nicht erscheint, eine Lieferung an der falschen Stelle. Unsere Kräfte lernen die Abläufe in Ihrem Haus kennen und helfen weiter, ohne den Blick für die Sicherheit zu verlieren.

In Hotels und Häusern mit Publikumsverkehr unterstützen unsere Kräfte die Rezeption, ohne sie zu ersetzen. Sie sind da, wenn es abends unruhig wird oder ein Gast Hilfe braucht, und halten sich zurück, wenn alles ruhig läuft. Gerade spät am Abend, wenn die Rezeption dünn besetzt ist, gibt eine Sicherheitskraft in der Lobby Gästen und Personal ein gutes Gefühl.

Übernimmt der Empfang Bewachungsaufgaben wie Zutrittskontrolle oder Kontrollgänge, setzen wir Wachpersonen ein, die nach § 34a der Gewerbeordnung unterrichtet und vor dem Einsatz über das Bewacherregister angemeldet sind. Im Dienst führen sie einen Ausweis mit, der sie als Mitarbeitende von Helikum Security ausweist. Helikum Security arbeitet mit einer Erlaubnis nach § 34a GewO und ist seit 2017 Mitglied im Bundesverband mittelständischer Sicherheitsunternehmen (BVMS).

Für jeden Empfang gibt es bei uns einen festen Ansprechpartner. Er kennt Ihr Haus, organisiert Vertretungen bei Urlaub und Krankheit und ist Ihr Kontakt, wenn sich Abläufe ändern. Am Empfang erfahren unsere Kräfte viel über ein Unternehmen: wer wann kommt, welche Termine anstehen, welche Bereiche sensibel sind. Verschwiegenheit gehört deshalb zu unseren obersten Geboten, Interna bleiben im Haus.

Ein Auszug aus unserer Referenzliste: In der Bürovilla Düsterhauptstraße in Berlin-Hermsdorf haben wir Bewachung und Empfang übernommen. Hermsdorf grenzt direkt an Glienicke/Nordbahn, wo unser Firmensitz liegt. Auch in Hotels wie dem SCANDIC Hotel, dem Hotel Amadeus und dem Zoofenster waren wir im Einsatz.

Für Unternehmen in Reinickendorf, Pankow und dem Landkreis Oberhavel sind wir ein Dienstleister aus der Nachbarschaft; Für Besichtigungen, Abstimmungen und Vertretungen sind die Wege kurz, etwa zu Bürostandorten in Hermsdorf, Frohnau, Glienicke oder Hohen Neuendorf. Empfangsdienste übernehmen wir in ganz Berlin und Brandenburg sowie in Leipzig. Rufen Sie uns an unter 033056 416144 oder senden Sie uns eine Anfrage. Wir besprechen Zeiten, Aufgaben und Auftreten und erstellen Ihnen ein Angebot.